Attendre que les équipes trouvent votre formulaire d'inscription, c'est prendre le problème à l'envers. Sur la page Uitnodigen (inviter, dans le menu sous Organisatie), vous préparez vous-même les adresses e-mail des équipes ou des participants, vous rédigez un seul message, et l'invitation part avec votre lien d'inscription.
Collez les adresses dans le grand champ. Une par ligne, ou séparées par une virgule ou un point-virgule : tout ce qui sort d'Excel ou de votre logiciel de messagerie est compris. La forme Marie Peeters <marie@club.be> est acceptée aussi — nous conservons alors le nom avec l'adresse. Les doublons et les adresses invalides sont signalés et ignorés.
Vous avez déjà organisé ce tournoi l'an dernier ? Alors vous n'avez rien à coller :
Indiquez un seul objet et un seul message. Il s'agit de texte simple, sans variables : ce que vous tapez est exactement ce que tout le monde lira. Laissez une ligne vide entre deux paragraphes.
Si vous partez d'une page blanche, une proposition est déjà prête avec le nom, la date et le lieu de votre tournoi. Réécrivez-la comme vous le souhaitez.
Vous n'ajoutez pas le lien d'inscription vous-même. Sous votre message apparaît automatiquement un bouton vers le formulaire d'inscription de ce tournoi, à côté d'un bouton Nous ne participons pas. Chaque équipe reçoit son propre lien, et c'est précisément pour cela que vous pouvez voir ensuite qui a cliqué, adresse par adresse.
Dans D'abord un e-mail de test vers, indiquez votre propre adresse et cliquez sur E-mail de test. Vous recevez l'invitation telle que les équipes la verront. Cet e-mail de test ne compte pas dans le suivi.
Vous préférez que l'invitation ne part pas maintenant mais samedi matin ? Indiquez un moment dans Envoyer plus tard. Si vous laissez ce champ vide, elle part immédiatement.
Ensuite, cliquez sur Envoyer les invitations. Une confirmation avec le nombre vous est encore présentée.
Votre liste se trouve à droite. Par adresse, quatre étapes s'allument :
Il peut aussi y avoir Désisté (l'équipe a utilisé le bouton Nous ne participons pas, éventuellement avec une raison) ou Non arrivé (l'adresse n'existe pas). En haut de la liste, ces mêmes chiffres sont totalisés, et avec Exporter en CSV vous récupérez toute la liste avec son statut dans Excel.
Dès que vos invitations sont parties, le bloc Rappel apparaît. C'est un deuxième e-mail, avec son propre objet et son propre message, et il ne part qu'à ceux qui ne se sont pas encore inscrits et ne se sont pas désistés. Les équipes déjà inscrites ne reçoivent donc rien — et ici aussi : un seul rappel par adresse.
C'est une protection anti-spam. Aujourd'hui, un e-mail n'est jugé fiable que si l'expéditeur correspond au serveur qui l'envoie — c'est le rôle des enregistrements SPF, DKIM et DMARC du domaine. Ces enregistrements se trouvent sur uwtornooi.be, pas sur votre domaine. Si nous utilisions votre adresse comme expéditeur, cette signature ne concorderait plus et votre invitation atterrirait dans le dossier spam d'une grande partie des destinataires, voire n'arriverait pas du tout.
Conséquence : les réponses des équipes ne vous parviennent pas. Indiquez donc vos propres coordonnées (nom, adresse e-mail, numéro de téléphone) au bas de votre message. Au bas de l'e-mail, il est du reste mentionné que l'invitation a été envoyée par votre organisation via uwtornooi.be, afin que le destinataire sache de qui elle vient.
L'invitation contient automatiquement votre lien d'inscription, et celui-ci ne fonctionne que pendant la période d'inscription. Si les dates de votre formulaire ne sont pas encore réglées, vous enverriez un lien vers un formulaire mort. Complétez d'abord, dans l'onglet Inscriptions, les champs Formulaire disponible du et au ; le bouton d'envoi devient ensuite actif.
Non. Une invitation par adresse e-mail et par tournoi — ainsi personne ne reçoit deux fois le même e-mail, même si vous cliquez deux fois sur envoyer. Si vous avez fait une faute de frappe dans une adresse, retirez cette invitation de la liste avec la petite croix ; vous pourrez ensuite ajouter l'adresse à nouveau. Le rappel est indépendant : chaque adresse peut encore le recevoir une fois.
Que quelqu'un a ouvert le formulaire avec ce lien. Si la personne de contact transfère votre e-mail à ses coéquipiers, elle transmet son lien — un clic signifie donc « quelqu'un avec ce lien », pas nécessairement le destinataire. Le statut provient en outre du serveur de messagerie et peut avoir quelques minutes de retard.
Elle passe en Non arrivé dans la liste et est marquée comme inexistante dans votre carnet d'adresses. Une telle adresse ne repart plus dans une prochaine invitation ni dans une importation — vous ne l'invitez donc pas chaque année à nouveau. S'il s'agissait d'un problème temporaire, remettez-la en service dans le carnet avec À nouveau utilisable.
Au maximum 500 adresses par tournoi. Ce plafond protège la fiabilité de l'envoi : un envoi considéré comme spam nuit à la délivrance de tous les e-mails de la plateforme — y compris vos confirmations et vos notifications.
Uniquement si vous lui accordez ce droit. Dans l'onglet Administrateurs, vous cochez par co-organisateur les pages qu'il peut voir ; Inviter en fait partie. Pour les co-organisateurs existants, ce droit est désactivé par défaut.
Pour une information générale oui, mais pas via cette page : utilisez la carte Envoyer un e-mail à toutes les équipes en bas de l'onglet Deelnemers (participants). Elle envoie un seul message à l'adresse de contact de chaque équipe inscrite, sans lien d'inscription — idéal pour une information telle qu'un match déplacé. Cette page-ci reste réservée à l'invitation de nouvelles équipes : l'e-mail contient toujours votre lien d'inscription.