Esperar a que los equipos encuentren tu formulario de inscripción es ir por el camino al revés. En la página Invitar (en el menú, dentro de Organización) preparas tú mismo las direcciones de e-mail de los equipos o participantes, escribes un solo mensaje, y la invitación sale con tu enlace de inscripción dentro.
Pega las direcciones en el campo grande. Una por línea, o separadas por coma o punto y coma: se entiende todo lo que venga de Excel o de tu programa de correo. También vale la forma María García <maria@club.es>; en ese caso guardamos el nombre junto a la dirección. Las duplicadas y las no válidas se señalan y se omiten.
¿Organizaste este torneo también el año pasado? Entonces no tienes que pegar nada:
Rellena un solo asunto y un solo mensaje. Es texto normal, sin variables: lo que escribes es exactamente lo que leerán todos. Deja una línea en blanco entre dos párrafos.
Si no sabes por dónde empezar, ya tienes una propuesta preparada con el nombre, la fecha y el lugar de tu torneo. Reescríbela como quieras.
El enlace de inscripción no lo pones tú. Debajo de tu mensaje aparece automáticamente un botón al formulario de inscripción de este torneo, con al lado un botón No participamos. Cada equipo recibe su propio enlace, y precisamente por eso luego puedes ver por dirección quién hizo clic.
En Primero un e-mail de prueba a, rellena tu propia dirección y haz clic en E-mail de prueba. Recibirás la invitación tal como la verán los equipos. Ese e-mail de prueba no cuenta en el seguimiento.
¿No quieres que la invitación salga ahora, sino el sábado por la mañana? Indica un momento en Enviar más tarde. Si lo dejas vacío, sale enseguida.
Después haz clic en Enviar invitaciones. Todavía verás una confirmación con el número.
A la derecha está tu lista. Para cada dirección ves cómo se iluminan cuatro pasos:
Además puede aparecer No participa (el equipo usó el botón No participamos, quizá con un motivo) o No entregada (la dirección no existe). Arriba en la lista aparecen las mismas cifras sumadas, y con Exportar como CSV te llevas toda la lista con su estado a Excel.
En cuanto tus invitaciones se han enviado, aparece el bloque Recordatorio. Es un segundo e-mail, con su propio asunto y mensaje, y solo va a quien todavía no se ha inscrito y tampoco se ha dado de baja. Los equipos que ya están inscritos no reciben nada, y también aquí: un recordatorio por dirección.
Es una medida antispam. Hoy en día, un e-mail solo es de confianza si el remitente cuadra con el servidor que lo envía; eso lo regulan los llamados registros SPF, DKIM y DMARC del dominio. Esos registros están en uwtornooi.be, no en tu dominio. Si usáramos tu dirección como remitente, esa firma ya no cuadraría y tu invitación acabaría en la carpeta de spam de gran parte de los destinatarios, o no llegaría en absoluto.
Consecuencia: las respuestas de los equipos no te llegan a ti. Por eso, pon tus propios datos de contacto (nombre, dirección de e-mail, número de teléfono) al final de tu mensaje. Por cierto, al final del e-mail se indica que la invitación la envió tu organización a través de uwtornooi.be, para que el destinatario sepa de quién viene.
La invitación incluye automáticamente tu enlace de inscripción, y ese enlace solo funciona dentro del periodo de inscripción. Si las fechas de tu formulario de inscripción todavía no están bien, enviarías un enlace a un formulario muerto. Primero rellena en la pestaña Inscripciones los campos Formulario disponible desde y hasta; después, el botón de enviar se activa.
No. Una invitación por dirección de e-mail y por torneo: así nadie recibe dos veces el mismo e-mail, ni siquiera si haces clic en enviar dos veces por error. Si te equivocaste al escribir una dirección, quita esa invitación de la lista con la cruz; después puedes volver a añadir la dirección. El recordatorio va aparte: cada dirección puede recibirlo una vez más.
Que alguien abrió el formulario con ese enlace concreto. Si la persona de contacto reenvía tu e-mail a sus compañeros de equipo, también les pasa su enlace; así que un clic significa "alguien con este enlace", no necesariamente el destinatario. Además, el estado viene del servidor de correo y puede ir unos minutos con retraso.
Aparece en la lista como No entregada y se marca en tu libreta de direcciones como inexistente. Una dirección así ya no se incluye en una próxima invitación o importación, así que no la vuelves a invitar cada año. Si al final era un problema temporal, la vuelves a activar en la libreta de direcciones con Utilizable de nuevo.
Como máximo 500 direcciones por torneo. Ese límite protege la fiabilidad del envío: un envío marcado como spam perjudica la entrega de absolutamente todos los e-mails de la plataforma, también de tus correos de confirmación y avisos.
Solo si le das ese permiso. En la pestaña Administradores marcas para cada coorganizador qué páginas puede ver; Invitar es una de ellas. Para los coadministradores que ya existían, ese permiso está desactivado por defecto.
Para un aviso general, sí, pero no desde esta página: usa la tarjeta Enviar correo a todos los participantes en Inscripciones › Correo (también con adjunto). Envía un solo mensaje a la dirección de contacto de cada equipo inscrito, sin enlace de inscripción: justo lo que necesitas para un aviso como un partido cambiado de hora o lugar. Esta página sigue siendo para invitar a equipos nuevos: el e-mail siempre incluye tu enlace de inscripción.