Zu warten, bis Teams dein Anmeldeformular finden, ist der umgekehrte Weg. Auf der Seite Einladen (im Menü unter Organisation) stellst du selbst die E-Mail-Adressen der Teams oder Teilnehmer zusammen, schreibst eine Nachricht, und die Einladung geht mit deinem Anmeldelink darin raus.
Füg die Adressen in das große Feld ein. Eine pro Zeile, oder getrennt durch ein Komma oder Semikolon: alles, was aus Excel oder aus deinem Mailprogramm kommt, wird verstanden. Auch die Form Marie Peeters <marie@club.be> ist erlaubt — dann bewahren wir den Namen bei der Adresse. Doppelte und ungültige Adressen werden gemeldet und übersprungen.
Hast du dieses Turnier letztes Jahr auch gemacht? Dann musst du nichts einfügen:
Füll einen Betreff und eine Nachricht aus. Das ist gewöhnlicher Text ohne Variablen: was du tippst, ist genau das, was alle lesen. Lass eine leere Zeile zwischen zwei Absätzen.
Stehst du vor einem leeren Blatt, dann liegt schon ein Vorschlag bereit mit dem Namen, dem Datum und dem Ort deines Turniers. Schreib ihn um, wie du willst.
Den Anmeldelink setzt du nicht selbst hinein. Unter deiner Nachricht erscheint automatisch eine Schaltfläche zum Anmeldeformular dieses Turniers, daneben eine Schaltfläche Wir machen nicht mit. Jedes Team bekommt seinen eigenen Link, und genau deshalb kannst du hinterher pro Adresse sehen, wer geklickt hat.
Trag bei Erst eine Test-E-Mail an deine eigene Adresse ein und klick auf Test-E-Mail. Du bekommst die Einladung so, wie die Teams sie sehen werden. Diese Test-E-Mail zählt bei der Nachverfolgung nicht mit.
Willst du die Einladung nicht jetzt, sondern am Samstagmorgen losschicken, dann trag bei Später versenden einen Zeitpunkt ein. Lässt du das leer, geht sie sofort raus.
Danach klickst du auf Einladungen versenden. Du bekommst noch eine Bestätigung mit der Anzahl zu sehen.
Rechts steht deine Liste. Pro Adresse siehst du vier Schritte aufleuchten:
Daneben kann Abgemeldet stehen (das Team hat die Schaltfläche Wir machen nicht mit benutzt, eventuell mit einem Grund) oder Nicht angekommen (die Adresse existiert nicht). Oben in der Liste stehen dieselben Zahlen zusammengezählt, und mit Als CSV exportieren holst du dir die ganze Liste samt Status in Excel.
Sobald deine Einladungen versendet sind, erscheint der Block Erinnerung. Das ist eine zweite E-Mail, mit eigenem Betreff und eigener Nachricht, und sie geht nur an die, die sich noch nicht angemeldet und auch nicht abgemeldet haben. Teams, die schon angemeldet sind, bekommen also nichts — und auch hier gilt: eine Erinnerung pro Adresse.
Das ist Spamschutz. E-Mail wird heute nur dann vertraut, wenn der Absender zum Server passt, der versendet — das regeln die sogenannten SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge der Domain. Diese Einträge stehen auf uwtornooi.be, nicht auf deiner Domain. Würden wir deine Adresse als Absender verwenden, stimmt diese Signatur nicht mehr und deine Einladung landet bei einem großen Teil der Empfänger im Spam-Ordner, oder kommt gar nicht an.
Die Folge: Antworten von Teams kommen nicht bei dir an. Setz deshalb deine eigenen Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) unter deine Nachricht. Unten in der E-Mail steht übrigens der Hinweis, dass die Einladung von deiner Organisation über uwtornooi.be versendet wurde, damit der Empfänger weiß, von wem sie kommt.
Die Einladung enthält automatisch deinen Anmeldelink, und der funktioniert nur innerhalb des Anmeldezeitraums. Stimmen die Daten deines Anmeldeformulars noch nicht, würdest du einen Link auf ein totes Formular verschicken. Füll zuerst im Tab Anmeldungen die Felder Formular verfügbar von und bis aus; danach wird die Versandschaltfläche aktiv.
Nein. Eine Einladung pro E-Mail-Adresse pro Turnier — so bekommt niemand zweimal dieselbe E-Mail, auch nicht, wenn du versehentlich zweimal auf Versenden klickst. Hast du dich in einer Adresse vertippt, dann nimm diese Einladung mit dem Kreuzchen aus der Liste; danach kannst du die Adresse erneut hinzufügen. Die Erinnerung ist davon unabhängig: die kann jede Adresse noch einmal bekommen.
Dass jemand mit genau diesem Link das Formular geöffnet hat. Leitet die Kontaktperson deine E-Mail an ihre Teamkollegen weiter, gibt sie ihren Link mit — ein Klick sagt also "jemand mit diesem Link", nicht zwangsläufig der Adressat. Der Status kommt außerdem vom Mailserver und kann ein paar Minuten hinterherhinken.
Die landet in der Liste auf Nicht angekommen und wird in deinem Adressbuch als nicht existierend markiert. So eine Adresse geht bei einer nächsten Einladung oder einem Import nicht mehr mit — du lädst sie also nicht jedes Jahr aufs Neue ein. War es doch nur ein vorübergehendes Problem, dann schaltest du sie im Adressbuch mit Wieder verwendbar zurück ein.
Maximal 500 Adressen pro Turnier. Diese Obergrenze schützt die Zuverlässigkeit des Versands: eine Mailing, die als Spam eingestuft wird, schadet der Zustellung aller E-Mails der Plattform — auch deiner Bestätigungs-E-Mails und Benachrichtigungen.
Nur, wenn du ihm dieses Recht gibst. Im Tab Verwalter hakst du pro Mitorganisator ab, welche Seiten er sehen darf; Einladen ist eine davon. Bei bestehenden Mitverwaltern ist dieses Recht standardmäßig aus.
Für eine allgemeine Mitteilung ja, aber nicht über diese Seite: nutz die Karte Alle Teilnehmer anschreiben unter Anmeldungen › E-Mail (auch mit Anhang möglich). Die schickt eine Nachricht an die Kontaktadresse jedes angemeldeten Teams, ohne Anmeldelink — genau richtig für eine Mitteilung wie ein verlegtes Spiel. Diese Seite hier bleibt für das Einladen neuer Teams: die E-Mail enthält immer deinen Anmeldelink.