Wachten tot ploegen je inschrijfformulier vinden, is de omgekeerde weg. Op de pagina Uitnodigen (in het menu onder Organisatie) zet je zelf de e-mailadressen van de ploegen of deelnemers klaar, schrijf je één boodschap, en vertrekt de uitnodiging met je inschrijflink erin.
Plak de adressen in het grote veld. Eén per regel, of gescheiden door een komma of puntkomma: alles wat uit Excel of uit je mailprogramma komt, wordt begrepen. Ook de vorm Marie Peeters <marie@club.be> mag — dan bewaren we de naam bij het adres. Dubbels en ongeldige adressen worden gemeld en overgeslagen.
Deed je dit tornooi vorig jaar ook? Dan hoef je niets te plakken:
Vul één onderwerp en één boodschap in. Dat is gewone tekst zonder variabelen: wat je typt is exact wat iedereen leest. Laat een lege regel tussen twee alinea's.
Sta je met een leeg blad, dan staat er al een voorstel klaar met de naam, de datum en de locatie van je tornooi. Herschrijf het zoals je wil.
De inschrijflink zet je er niet zelf in. Onder je boodschap komt automatisch een knop naar het inschrijfformulier van dít tornooi, met daarnaast een knop Wij doen niet mee. Elke ploeg krijgt haar eigen link, en dat is precies waarom je achteraf per adres kan zien wie klikte.
Vul bij Eerst een testmail naar je eigen adres in en klik op Testmail. Je krijgt de uitnodiging zoals de ploegen ze zullen zien. Die testmail telt niet mee in de opvolging.
Wil je de uitnodiging niet nu maar zaterdagmorgen laten vertrekken, vul dan een moment in bij Verstuur later. Laat je dat leeg, dan gaat ze meteen de deur uit.
Daarna klik je op Verstuur uitnodigingen. Je krijgt nog een bevestiging te zien met het aantal.
Rechts staat je lijst. Per adres zie je vier stappen oplichten:
Daarnaast kan er Afgemeld staan (de ploeg gebruikte de knop Wij doen niet mee, eventueel met een reden) of Niet aangekomen (het adres bestaat niet). Bovenaan de lijst staan dezelfde cijfers samengeteld, en met Exporteer als CSV haal je de hele lijst met status binnen in Excel.
Zodra je uitnodigingen verstuurd zijn, verschijnt het blok Herinnering. Dat is een tweede mail, met een eigen onderwerp en boodschap, en hij gaat enkel naar wie nog niet inschreef én zich niet afmeldde. Ploegen die al ingeschreven zijn, krijgen dus niets — en ook hier geldt: één herinnering per adres.
Dat is spambeveiliging. E-mail wordt vandaag alleen vertrouwd als de afzender past bij de server die verstuurt — dat regelen de zogeheten SPF-, DKIM- en DMARC-records van het domein. Die records staan op uwtornooi.be, niet op jouw domein. Zouden we jouw adres als afzender gebruiken, dan klopt die ondertekening niet meer en belandt je uitnodiging bij een groot deel van de ontvangers in de spammap, of komt ze helemaal niet aan.
Gevolg: antwoorden van ploegen komen niet bij jou terecht. Zet daarom je eigen contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer) onderaan je boodschap. Onderaan de mail staat trouwens vermeld dat de uitnodiging door jouw organisatie werd verstuurd via uwtornooi.be, zodat de ontvanger weet van wie ze komt.
De uitnodiging bevat automatisch je inschrijflink, en die werkt enkel binnen de inschrijfperiode. Staan de datums van je inschrijfformulier nog niet goed, dan zou je een link naar een dood formulier versturen. Vul eerst op het tabblad Inschrijvingen de velden Formulier beschikbaar van en tot in; daarna wordt de verstuurknop actief.
Nee. Eén uitnodiging per e-mailadres per tornooi — zo krijgt niemand twee keer dezelfde mail, ook niet als je per ongeluk twee keer op versturen klikt. Maakte je een typfout in een adres, haal die uitnodiging dan met het kruisje uit de lijst; daarna kan je het adres opnieuw toevoegen. De herinnering staat daar los van: die kan elk adres nog één keer krijgen.
Dat iemand met díe link het formulier opende. Stuurt de contactpersoon jouw mail door naar zijn ploegmaats, dan geeft hij zijn link mee — een klik zegt dus "iemand met deze link", niet per definitie de geadresseerde. De status komt bovendien van de mailserver en kan een paar minuten achterlopen.
Dat komt in de lijst op Niet aangekomen en wordt in je adresboek gemarkeerd als onbestaand. Zo'n adres gaat niet meer mee in een volgende uitnodiging of import — je nodigt het dus niet elk jaar opnieuw uit. Was het toch een tijdelijk probleem, dan zet je het in het adresboek met Weer bruikbaar terug aan.
Maximaal 500 adressen per tornooi. Dat plafond beschermt de betrouwbaarheid van het verzenden: een mailing die als spam wordt aangemerkt, schaadt de aflevering van álle mails van het platform — ook je bevestigingsmails en meldingen.
Alleen als je hem dat recht geeft. Op het tabblad Beheerders vink je per medeorganisator aan welke pagina's hij mag zien; Uitnodigen is daar een van. Bij bestaande medebeheerders staat dat recht standaard uit.
Voor een algemene mededeling wel, maar niet via deze pagina: gebruik de kaart Mail alle deelnemers onderaan het tabblad Deelnemers. Die stuurt één bericht naar het contactadres van elke ingeschreven ploeg, zonder inschrijflink — precies voor een melding zoals een verplaatste wedstrijd. Deze pagina hier blijft voor het uitnodigen van nieuwe ploegen: de mail bevat altijd je inschrijflink.